Fravær

Oppsett og innstillinger

Før du tar i bruk Ferie & fravær bør du se igjennom innstillingene og foreta evt justeringer for å tilpasse oppsettet til din bedrift. Gå til «Valg – Innstillinger» og velg fanen «Fravær».

Fraværstyper

Timerabbit har flere forhåndssatte fraværtyper som du kan benytte. Det er også mulighet for å legge til nye typer som din bedrift benytter hvis den ikke allerede er opprettet.

Du oppretter nye fraværstyper ved å skrive i det åpne feltet og trykke på plusstegnet. Din bedrifts egne fraværstyper kommer øverst i listen over fraværstyper som de ansatte velger fra når de registrerer fravær.

Timebank

Benytter du Timebank i Timerabbit vil registrerte fravær påvirke saldoen i timebanken med timer/dager tilsvarende, slik at saldo på timebank ikke vil bli i minus ved gyldig fravær.

Antall egenmeldinger

Du setter også standard antall egenmeldinger for din bedrift. Systemet teller hvor mange egenmeldinger en bruker ar levert de siste 12 mnd, og admin ser antall egenmeldinger brukt pr ansatt. Hvis kvoten er brukt opp, vil det ikke være mulig å godkjenne en egenmelding. Da må fraværstypen endres eller antall tillatte egenmeldinger økes under innstillinger for fravær.

Oversikt over fravær

Administratorer får tilgang til en oversikt over registrerte fravær/fraværssøknader og en grafisk visning av totalt fravær i bedriften, delt i fraværstyper. Fravær hele dager og fravær i enkelttimer vises i ulike diagrammer.

Administrator kan gå inn og administrere fraværsregistreringer, og kan også trykke på et brukernavn i oversikten for å få en spesifisert oversikt over den enkelte brukers fravær.

Kalendervisning

Du kan også få en kalendervisning av fravær som er registrert. Grønne linjer er godkjente fravær, grå er ubehandlet registrering, rød er «Ikke godkjent». Fargekodene for de ulike statusene er de samme som på ferieplanlegger.

Ønsker du heller en liste vil det se slik ut:

Registrere fravær

Ansatte går inn på sin profil og velger «Mitt fravær». Her kan de registrere hvilken type fravær det er snakk om, varighet og legge igjen en kommentar. De får også en oversikt over registreringer, både godkjente og ikke.

Du kan velge om du vil sende fraværsmeldingen til godkjenning direkte, eller om du ønsker å lagre den som kladd.

Lagrer du den som kladd kan du redigere fortløpende før du sender til godkjenning.

Administratorer kan filtrere søknader med status «Kladder», men kan ikke endre varighet/tidspunkt på kladden. De kan godkjenne/avslå/slette registreringen på vanlig måte.

Administrator har også mulighet til å registrere fravær på vegne av de ansatte.

Behandle søknader

Admin får oversikt over fraværsmeldinger og kan gå inn og godkjenne eller avslå. Admin kan også overstyre og endre fraværstype på en søknad hvis f.eks antall egenmeldinger er brukt opp eller av andre årsaker.